"The past was automating functions, the future is implementing processes."
AT&T
Process-It
In de tachtiger jaren is men in het bedrijfsleven koortsachtig op zoek gegaan naar middelen om de efficiëntie, en bijgevolg de productiviteit, van bedrijfsprocessen te verbeteren. Hierbij stond kantoorautomatisering centraal: immers, de productiviteitsgroei van kantoorfuncties bleek geen tred te kunnen houden met de verbeteringen die men vaststelde bij productieprocessen (Brynjolfsson, 1993). Het blijkt nu dat deze zogenaamde eilandautomatisering geen oplossing kan bieden voor het probleem. Nader onderzoek wees namelijk uit dat het grote knelpunt bij de productiviteit van kantoorwerk en managementfuncties doorgaans niet bestaat uit een of andere taak op zich, maar veeleer uit de samenhang van allerlei taken, en wat meer is, uit de communicatie die gepaard gaat met of voorafgaat aan het uitvoeren ervan (Put, 1995). Een geheel nieuwe tak in de studie van bedrijfsprocessen was dus geboren, namelijk een die zich bezighoudt met samenwerking, communicatie en coördinatie binnen het bedrijf. Geautomatiseerde ondersteuning voor daarmee verwante processen moet door zogenaamde groupware en computer supported cooperative work (CSCW) applicaties geboden worden.
Aangezien informatie nu vaak wordt beschouwd als de vierde productiefactor, wekt het geen verwondering dat de eerste investeringen in bedrijfsautomatisering zich richtten op het domein van zogenaamde gecodeerde informatie (CI of Coded Information). Daar die naar schatting slechts 5% van alle bedrijfsinformatie bevat, ontstond de laatste jaren meer en meer belangstelling voor automatisering van overdracht van niet-gecodeerde informatie (NCI of Non Coded Information) en dit vooral in de dienstensector (Reynaert, 1996).
Daar waar kostenbesparing bij het archiveren en opzoeken van documenten aanvankelijk de belangrijkste doelstelling was, is het accent nu verlegd naar de integratie en het dynamisch gebruik van documenten in het bedrijfsproces. In deze nieuwe visie staat de softwarematige besturing van bedrijfsprocessen centraal. We spreken van de opkomst van workflow management.
"Perhaps its greatest asset is that workflow addresses a tangible, existing need of businesses, one that lies at the heart of their success."
George Aldridge
Volgens de cijfers die het Britse studiebureau Ovum Ltd. publiceerde in hun rapport "Groupware : Market Strategies", groeit de groupware markt met een goede 15% per jaar (Coleman, 1994). De snelst groeiende segmenten hierin zijn e-mail en vooral workflow, dat zowat één derde van de markt inneemt. Verwacht wordt echter dat e-mail tegen 1998 nog voor slechts 10% zal vertegenwoordigd zijn, en dat de functionaliteiten zullen geïntegreerd worden in andere technologieën zoals workflow, calendering en scheduling of group decision support systems.
Het
procesgeoriënteerde karakter van workflow wordt aangehaald als
grootste reden van zijn succes. Hierdoor past deze technologie in
verscheidene categorieën zoals berichtenverkeer (messaging),
group decision support en database systemen: messaging omdat de
meeste producten een of andere vorm van elektronische post
integreren om personen op de hoogte te houden van hun rol in een
proces of om taken te verdelen, group decision support omdat
workflow kan gebruikt worden om de resultaten van een
elektronische vergadering op te volgen en tenslotte databases
omwille van de integratie met producten als Lotus Notes.
© Filip Schepers, 1997 - Thesis: Standaardisatie van workflow management systemen en beoordeling van een aantal producten.