VOORWOORD

Uiteenlopende technologieën zoals bijvoorbeeld e-mail of document imaging liggen aan de basis van de workflow oplossingen die worden voorgesteld door de verschillende leveranciers. Daarenboven kunnen werkstromen zelf op verscheidene manieren getypeerd worden. Het is duidelijk dat na verloop van tijd verschillende definities en oplossingen worden voorgesteld voor de automatisering van kantoorprocessen. In het verleden stelde gebrek aan openheid in informatiesystemen zich reeds als een bijzonder groot probleem (cf. het OSI-7-lagenmodel). Ook nu blijkt er grote nood te zijn aan standaarden voor workflow systemen.

Het is de bedoeling om in dit werk een overzicht te geven van de inspanningen die geleverd worden om tot standaardisatie te komen. De huidige stand van zaken wordt kritisch bekeken en mogelijke tekorten worden aangehaald. De opgedane bevindingen worden dan getoetst aan de werkelijkheid, waarbij van de gelegenheid gebruik gemaakt wordt om te zien hoe de tekorten van het standaard referentiekader worden opgevuld.

Het eerste hoofdstuk geeft het kader weer waarbinnen het onderzoek naar systemen voor werkstroombeheer plaatsvindt. Er wordt ook wat dieper ingegaan op het groeiend belang van workflow in de markt voor automatiseringssystemen. In het tweede hoofdstuk worden de begrippen workflow en workflow management gedefinieerd en gepositioneerd tegenover een aantal verwante begrippen. Het derde hoofdstuk richt zich specifiek op de studie van de standaardisatie. Het belang van de standaardisatie komt er uitgebreid aan bod. Na een beschrijving van hoe het standaardisatie orgaan tot leven is gekomen, worden de domeinen waarop het zich richt afgebakend en de concrete verwezenlijkingen uitgebreid bestudeerd. Aangezien een goede definitie van de gebruikte termen onontbeerlijk is voor een goed begrip van de verdere bespreking, wordt ook hier even bij stilgedaan. Onder impuls van het recente debat rond de terugkeer naar gecentraliseerde modellen van informatieverwerking, wordt een alternatief voorgesteld voor de traditionele workflow management systemen. Daarop volgt een kritische evaluatie van de bereikte resultaten in verband met standaardisatie. Het vierde hoofdstuk moet een beeld geven van de mate waarin de standaardisatie een invloed heeft op de praktijk en of de vooropgestelde doeleinden ook gehaald worden. Zoals reeds gesteld wordt er ook gekeken hoe tekorten in het model aangevuld worden in de praktijk. Hoofdstuk vijf rondt het geheel af met een algemeen besluit.

De documentatie die door de Workflow Management Coalition is opgesteld diende als leidraad bij deze bespreking. Verder werd onder andere gebruik gemaakt van gespecialiseerde literatuur ter zake. Om een beeld te krijgen van recente ontwikkelingen werd geregeld documentatie op het Internet geraadpleegd. Voor het empirisch onderzoek werd een beroep gedaan op de medewerking van leveranciers van workflow toepassingen en van een bankinstelling waar een dergelijk systeem in testfase was.

Voor de empirische studie van IBM FlowMark werd een beroep gedaan op verhandelingen en artikels uit IBM Systems Journal. De medewerking van IBM België maakte het mogelijk om over een volledig functionele versie van FlowMark te beschikken, inclusief soft copies van de handleidingen. Daarnaast zijn ook de Internet pagina's van het bedrijf een grote bron van technische informatie en software. Bij de installatie doken wel compatibiliteitsproblemen op met de hardware (OS/2 Warp draait bijzonder onstabiel op een systeem dat is opgebouwd rond een Cyrix of IBM (!) processor).

Hoewel de perspectieven goed waren, mede dankzij de hulp van de Generale Bank, leverden FileNet en Visual WorkFlo meer problemen op. Raadplegen van het Internet of de directe verkopers van het product leverde enkel weinig bruikbare marketing informatie op. Door gebrek aan diepgaande technische documentatie die noodzakelijk was voor een grondige evaluatie van Visual WorkFlo, werd het onderzoek dat in deze thesis beoogd werd zo goed als onmogelijk gemaakt. Een goede verstandhouding met de mensen van de Generale Bank, in het bijzonder Dhr. R. De Gols, maakte dat toch nog een summiere evaluatie kon opgesteld worden.

Dat ook bij andere leveranciers weinig technische documentatie te vinden is, geeft aan dat moderne toepassingen van informatietechnologie zoals Internet en e-mail eigenlijk enkel gebruikt worden als marketing instrument. Zo is ook van Staffware weinig technische documentatie te vinden, hoewel de website rijkelijk is uitgebouwd met andere informatie. Nog andere leveranciers, zoals Microsoft, hullen zich in doodse stilte.

NOOT

Deze tekst is opgesteld volgens de regels en schrijfwijzen van de nieuwe spelling. Waar twijfel bestond werd geopteerd voor wat de meest consequente schrijfwijze scheen. Het woord lokatie wordt dus geschreven met k, zoals aangegeven in Van Dale, en niet met c, zoals in het Groen Boekje omdat ook lokaal en lokaliseren met k worden gespeld. Het gebruik van Engelse woorden stelde een probleem. Omdat deze woordenschat algemeen gebruikt wordt in de praktijk, is er voor gekozen de Engelse schrijfwijze te behouden. Zo worden de termen workflow en database en werkstroom en gegevensbank door elkaar gebruikt. De term werkstroomsturingssysteem daarentegen wordt niet gebruikt, omdat deze ook in de praktijk zelden of nooit voorkomt. Uit een overleg met Prof. Dr. Geeraerts, die nauw betrokken was bij de opstelling van de Nederlandse woordenlijst, bleek dat er geen duidelijke richtlijnen bestaan voor het samenstellen van Engelse en Nederlandse woorden. Zo kan naar analogie van Karel I-sigaar ook workflow management-systeem geschreven worden. Dan wordt er van uitgegaan dat de lezer weet dat Karel I en workflow management vast met elkaar verbonden woorden zijn. Om twijfel te vermijden, kan men er ook voor opteren de samenhorende woorden cursief of tussen aanhalingstekens te plaatsen. Omwille van de leesbaarheid werd er uiteindelijk geopteerd voor een schrijfwijze waarbij alle woorden los van elkaar geschreven worden, zonder aanhalingstekens. Bijvoorbeeld: workflow management systeem.

Algemene inleiding